A nadie sorprende ya la forma en que nos comunicamos y trabajamos, el distanciamiento obligado por la pandemia aceleró la adopción de nuevas y emergentes tecnologías digitales de comunicación que llegaron para quedarse. Independientemente de los formatos que adopten las distintas empresas y sus colaboradores, es innegable que el equipamiento pre-COVID de las salas corporativas para realizar juntas y videoconferencias tendrá que adaptarse de nuevo a las necesidades actuales, pero… ¿cuáles son éstas?

A continuación presentamos una especie de resumen que responde precisamente estos cuestionamientos, está basado en un estudio realizado por el grupo Frost & Sullivan encargado por la marca SHURE. El estudio se titula “7 PASOS PARA MEJORAR LAS REUNIONES EN LA NUEVA ERA DE TRABAJO La colaboración virtual exitosa comienza con audio de alta calidad” y puede descargarse el archivo original en este link.

ADOPTAR EL SERVICIO DE CONFERENCIAS EN LA NUBE

El mercado de servicios de reuniones web/video en la nube experimentará una fuerte tasa de crecimiento anual compuesta del 24.6% en las licencias de usuario a nivel mundial entre 2019 y 2025. Es muy posible que los pronósticos futuros se encuentren en una trayectoria ascendente significativamente más pronunciada.

ACTUALIZAR LA TECNOLOGÍA DE LAS SALAS PARA LA NUEVA ERA DE TRABAJO

La proliferación de trabajo distribuido se encuentra entre los principales factores que hacen que las organizaciones reconsideren sus salas de reuniones. La nueva era del trabajo estará impulsada por la conectividad en cualquier lugar y la colaboración en cualquier momento que permita equipos y procesos ágiles. Sin embargo, el 95% de las salas de reuniones actuales están equipadas con una tecnología mínima para permitir el intercambio de información, como un teléfono básico y una pantalla plana.

El 82% de los gerentes espera un trabajo más flexible de las políticas del hogar después de la pandemia.

El 71% de los empleados desea seguir trabajando desde casa al menos a tiempo parcial (Fuente: Microsoft)

MEJORAR LA COLABORACIÓN CON EL MEJOR AUDIO PARA TODOS

Debido al crecimiento de servicios en la nube, los profesionales de hoy tienen una amplia gama de aplicaciones y modalidades de comunicaciones para elegir, sin importar dónde trabajen. Las experiencias más naturales requieren una alta inteligibilidad en las salas de reuniones para todos y los participantes remotos no pueden ser relegados a participantes de segunda clase, necesitan escuchar y ser escuchados correctamente dentro de la conversación.

Las reuniones tienen un promedio de 9 participantes. (Fuente: Attentiv)

Las reuniones ahora tienen un promedio de 31 a 60 minutos. (Fuente: Attentiv)

La duración de las reuniones ha aumentado un 10% en los últimos 15 años. (Fuente: Bain & Co.)

Los participantes dicen que el 33% del tiempo de reunión es improductivo. (Fuente: Attentiv)

Las reuniones son improductivas e ineficientes, dicen el 70% de los gerentes. (Fuente: Harvard Business Review)

IMPULSAR LA EFICACIA DE LA SALA DE REUNIONES CON EL MEJOR AUDIO DE SU CLASE

La consideración del entorno físico y cómo se utilizará permite que los equipos de TI y de instalaciones desarrollen las especificaciones necesarias para identificar los sistemas y soluciones de audio que mejor se adaptan a cada habitación. Además, los sistemas y soluciones de audio deben poder actualizarse fácilmente para que sean compatibles con las nuevas tecnologías y varias marcas.

ADOPTAR UN ENFOQUE DE ECOSISTEMA

Los micrófonos, altavoces, DSP, software y accesorios deben funcionar conjuntamente sin problemas. El ecosistema debe ser flexible para funcionar en todo tipo de salas y garantizar a los usuarios que experimenten conferencias AV unificadas y de alta calidad, independientemente de su ubicación. Los sistemas de audio para salas basados en estándares deben integrarse con los servicios de conferencias en la nube más populares, como Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom y otras plataformas de reuniones.

Es conveniente considerar una ADQUISICIÓN MEJORADA a través de un único proveedor que simplifique la compra e implementación y sirva como un único punto de contacto de soporte y futuras adecuaciones y mejoras. El segundo factor es la ESTANDARIZACIÓN que permita un monitoreo y administración para optimizar las tareas rutinarias de TI realizadas desde cualquier lugar y en cualquier momento; asegurar un uniforme cifrado de audio en hardware y software en todas las habitaciones y garantizar una experiencia de usuario coherente para cualquier reunión en toda la organización. Finalmente la INTEROPERABILIDAD que ofrezca funcionalidad a través de los elementos de audio con los servicios de conferencias de terceros más populares.

CONCLUSIONES:

• LAS “ARAÑAS” DE MESA NO ALCANZAN A CUBRIR TODOS LOS ESPACIOS. Si bien, la implementación de dispositivos de audio de mesa “todo en uno” funcionan bien en salas de reuniones pequeñas, cuando se equipan espacios de colaboración medianos a grandes es mejor complementar los dispositivos de mesa con componentes adicionales, incluidos altavoces y micrófonos de montaje en pared y techo para un control y una cobertura completos.
• TODOS LOS PARTICIPANTES CON LAS MISMA CALIDAD DE AUDIO. Permita que todos los participantes se unan a las reuniones sin problemas y con confianza desde espacios de trabajo personales y grupales para compartir sus ideas, experiencia y para escuchar y aprender de cada uno.
• MEJOR RETORNO DE INVERSIÓN. Aumente la utilización y el retorno de la inversión mediante el diseño de salas de usos múltiples con cobertura de audio completa para una variedad de configuraciones y casos de uso, como sesiones frente a la sala (por ejemplo, presentaciones y capacitación) y mesas redondas (interacción grupal).
• FÁCIL MANEJO Y CONTRO VÍA WEB. Implemente utilidades de administración y monitoreo basadas en la web para todos los componentes de audio que sean accesibles para los administradores desde cualquier lugar y en cualquier momento y brinde la capacidad de ajustar rápidamente la configuración de audio para diferentes tipos de reuniones y asientos.